会計ソフトFreeeを活用した帳票類の保存と管理法

レシートや請求書などの帳票類は、Freeeに取引を入力するためだけでなく、税務調査のとき帳簿との整合性を確認するために必要になります。保存期間は７年間。

紙ベースで発行されたレシートや請求書などの帳票類は、デジタル化した場合でも現物をそのまま保存しておかなければなりません。これは提出した確定申告書について税務調査があった場合。取引履歴を証明するために必要になるからです。

帳票類の管理方法はどのようにすればいいでしょう。デジタルとアナログの管理方法に分けて見ていきましょう。

保存の手間を最小限にする保管方法

帳票類を管理する方法としてよく紹介されるのは、レシートを１枚１枚ノートに貼り付けておく方法です。この方法はFreeeの利用を前提にした場合、あまり効率的とは言えません。

従来の会計ソフトでは、レシートなどを１枚ずつ見て手入力するため、『レシートを紙に貼って見やすく整理し、その資料に基づきデータを入力する』という行為が１セットになっていました。

これに対して、Ｆｒｅｅｅでは家計簿アプリなどを使用して、レシートの入力作業の効率化を図ることができます。そのため、レシートや請求書を紙に貼って見やすく保管しておく必要はなく、１カ月分の帳票類をまとめて入れておく封筒やクリアファイルを用意して、Ｆｒｅｅｅでの登録が済んだものを入れておくだけで構いません。

数が少なければ、クリップで留めて保管しておくだけ、という管理でも税務調査のための帳票類の保存という用途では十分かもしれません。

税務調査では、Ｆｒｅｅｅのデータと帳票類の整合性の確認がとれればＯＫですので、管理の手間を最小限にする方法を考えましょう。

税務調査では、税務調査官が会社の会計情報と書類の整合性のチェックを行うため、データだけでなく、その元となった書類も保管が必要。Freeeデータと帳票類の整合性を確かめる。

表（デジタルの管理方法）

アナログの場合はレシートをクリアファイルに整理しまとめてボックスに保管しておくと便利。

現金の入力を全自動化する

アナログな取引情報は、どこかでデジタル化されていないかを探し、それらを発掘して活用しましょう。

現金決済の登録をどうするか？

Ｆｒｅｅｅの利用では、現金決済の取引登録の手間を、いかに最小限にするかが腕の見せどころです。現金の決済というと、基本的に取引の明細はレシートや手書きの領収書、あるいは自身で作成した出勤伝票などのアナログデータで、残念ながらデジタルデータではありません。

用途に分けて自身に最適な方法を考える

紙ベースのアナログデータをデジタルデータに変換するには、３つの方法があります。表計算ソフトでＣＳＶ形式のデータを作る方法、スマホの家計簿アプリを活用する方法、そして、Ｆｒｅｅｅの『取引の登録』で登録する方法です。

前者の２つは、Ｆｒｅｅｅの外でデジタル化して『自動で経理』で取り込むため、勘定科目の設定などは、作業が進めば自動化も進みます。一方、『取引の登録』は、一つのデータを自動で入力するため、従来の会計ソフトとやり方は同じ。入力数が少ない取引以外は、オススメできません。

現金取引の処理方法

取引が少ない現金取引などは『取引の登録』を使う

『取引の登録』作業では、勘定科目をはじめ、日付、金額、決済の有無、タグの設定など、すべての入力を手作業で行います。

従来の会計ソフトのイメージで

Freeeでの『取引の登録』作業はとてもシンプル。従来の会計ソフトによる日々の取引登録と同様。

ここでの入力は『自動で経理』と異なり、勘定科目をはじめ、日付、金額、決済の有無、タグの設定など、すべてを手作業で行います。

これは、請求書の受取りや取引数が少ない場合の現金取引など以外では、あまり行われない作業です。逆の言い方をすれば、日々、『取引の登録』を利用しているなら、Ｆｒｅｅｅを有効活用できていないといえるでしょう。取引の明細について、デジタルデータが存在しないかなどを確認してください。

口座を介在しない取引の登録はどうすればいいでしょう？

『取引の登録』で扱える取引は、『決済が済んでいる取引』か『未決済の取引の登録』のみです。ビジネスのやり取りでは対価が発生しますので、ほとんどの取引の登録は、これらで可能です。しかし、会計の世界では口座を介在させない処理も存在します。

具体的には、資産や負債の修正、勘定科目の修正、相殺作業、あるいは第三者やプライベートな口座から経費を負担した場合や決算作業です。

登録作業は、『決算ー振替伝票』を利用し、複式簿記の仕訳の形式で行います。こうした取引では稀です。専門的な問題が発生する可能性も多いので、振替伝票で登録する時は、通常と異なる処理をしていると認識しましょう。

登録データの修正、削除を行う

『自動で経理』で取り込んだ明細データは日付や金額の修正ができません。それゆえ、客観的な事実に基づいた正しい取引の記録の証拠にもなります。

無視した取引は、復活可能

『取引の登録』の登録画面上右上にある『×』ボタンで、取引を無視してしまった場合は、『設定ー取引の一覧』から未登録に戻すことが可能です。この場合、未登録に再度表示されますので、そこで登録作業を行うことになります。

『自動で経理』で取り込んだ明細は修正不可

Freeeでは、登録した取引の修正や削除ができます。修正の方法は、登録した取引について修正を行うだけですので、とくに解説は必要ありません。ただ、Freeeが従来の会計ソフトと異なる点として、『自動で経理』で取り込んだ明細データは、取り込んだ取引自体の削除は可能ですが、取引の日付や金額の一部を修正することはできません。修正できるのは、取り込んだ明細データを元に、Freeeで設定した勘定科目をはじめとした、登録事項のみになります。

Freeeでは『自動で経理』で取り込んだ明細は、客観的な事実に基づいた『正しい明細』として考えているため、変更の余地のないデータということになります。

たとえば、金融機関から取得した明細については、客観的な事実に基づく資料ですので、それを修正する余地はないはずです。ただし、自身で作成し取り込んだCSVデータについては、誤入力など人為的なミスの可能性もあるので、修正の必要がある取引は削除して、『取引の登録』などで修正後の取引を新たに入力することで解決します。

『取引テンプレート』で取引の登録を効率化する

勘定科目が　複数になるものや、税区分の設定変更が必要なものの取引は『取引テンプレート』を利用して登録します。

複数の勘定科目を設定する便利な機能

取引の登録では、多くの取引が、収入支出の金額に対して一つの勘定科目の設定で済みます。しかし、取引によっては、勘定科目が複数によるものや、税区分の設定変更が必要なものなどもあります。

こうした取引については、複数の勘定科目が発生する取引の雛形として、『取引テンプレート』を使った登録が便利です。これを登録しておけば、図１のようにテンプレートが読み込まれ、金額の内訳を入力するだけで、取引の登録が行えます。

図１

自動登録ルールにも設定可能

取引テンプレートには、自動登録ルールも設定できます。図２

源泉徴収される取引や給与の支払いなども、得意先名やスタッフの名称などでルール設定しておけば、利用できます。

注意しておきたいのは自動登録ルールでマッチング後のアクションとして設定できるのは『推測』だけで、『登録』を設定することはできません。その理由は、取引金額の内訳はその都度設定する必要があるため、登録作業は自身で行わなければならないからです。

こちらの設定を用いると、勘定科目の内訳や税区分、タグの設定まで自動で推測してくれるので、取引テンプレートと自動登録ルールとを組み合わせると大変効果的です。

図２

ファイルボックスで、紙データとＦｒｅｅｅを紐づける

ファイルボックスは、重要書類を保存するほか、日々の現金決済のレシート画像を保管し、これを見ながら取引登録に利用できます。

会計データと元のデータを紐づける

Ｆｒｅｅｅの登録で紙ベースからの取引の登録をする場合に、紙のデータと会計データの紐づけを行うのに便利なのが、ファイルボックスです。この機能は紙ベースのレシートなどを撮影した画像ファイルを、Ｆｒｅｅｅで登録する取引に添付して、登録した取引の根拠を画像データで確かめることができる機能です。

ファイルボックスの活用方法は、２タイプあります。１つ目は、自身のルールを作って、固定資産の購入や大型案件の契約に関する重要書類をファイルボックスを使用して紐づける使い方です。もう１つが、日々の現金決済などが少ない場合にレシートの画像データをＦｒｅｅｅに転送しておき、取引の登録をするときに画像を見ながら行うという使い方です。

それぞれの方法は目的が異なり、前者は管理のため、後者は取引入力の効率化のために利用します。

専門家との情報共有に有効

　税理士などの会計の専門家と共有しながらFreeeを使用する場合、専門家は取引データと、取引の根拠となる書類関係をチェックする作業が必要なケースもあります。その際、重要性の高い取引の画像がすぐに確認できれば、日々の監査業務や決算時の確認作業も円滑になります。

紙ベースのレシートや契約書類は、必ず保存しましょう。

注意したいのは、紙ベースのデータを画像ファイルとしてFreeeの取引と紐づけたとしても、税務調査などの際にその画像が帳簿書類の保存要件を縦走しているわけではありません。