全自動会計ソフトFreeeをはじめてみよう『自動で登録』機能とは？図やイラストで解説

自動化の設定をすると経理にかかる時間が１０分の１になります。

『自動で登録』設定をする手順を見ていきましょう。

全自動化は設定がすべて

Freeeの設定を正しく登録すると日常の経理業務だけでなく確定申告時も順調。

Freeeは全自動会計ソフトなので、最初の設定がとても重要になります。誤った設定のまま進むと、修正が大変になるので、設定が正しく反映されているかのチェックも必要。

全自動化に必要な各種設定を行う

Freeeに全自動化のキモとなるのは、最初の各種設定です。ここをおろそかにすると、誤った設定で全自動化が進み、修正に多大な労力がかかります。

Freeeで目指す全自動化に必要なのは、しっかりとした設定作業です。たとえば、スポーツ選手が一度我流でクセが身についてしまうと、それがなかなか矯正できないのと同じように、Freeeでの最初の設定を間違って行ってしまうと、間違ったまま全自動化が進んでしまいます。

重要項目である『自動登録』について順を追ってみていきましょう。

自動仕訳のルール設定①カスタマイズと修正

ルールについては『登録』以外にも、『推測』『無視』などの設定を登録でき、それぞれの処理を全自動化できます。

自動登録ルールをカスタマイズする

自動化の登録は、『自動で経理』で『自動化』のチェックボタンを押せば完了です。

登録すると自動登録のルールが、『登録』としてルール化されます。

『登録』とは、次回以降に取引データを入力した時に、自動化として登録データとマッチする取引は、『自動で経理』を経由せずに登録完了になるという機能です。

この自動登録ルールについては、『登録』以外の設定も行えます。

マッチ後のアクションを選択すると、複数の登録ルールも行えます。この場合、自動登録のルールは『登録』、『推測』、『無視』のルールを、それぞれの取引や口座振替、取引テンプレートに適用させることが可能です。

取引も振り替えも登録でルールが作成することができますが登録前に確認したい場合は推測に変更。自分でチェックしたい場合も同じく推測に変更。

登録と推測のルール設定はケースバイケース

自動仕訳のルールは、『登録』、『推測』、『無視』のいずれかを設定する必要があります。『無視』はデータ重複時の設定なのでイレギュラーな登録。メインは、あくまで『登録』か『推測』です。

登録と推測をどう設定するかは人それぞれですが、毎月の家賃や水道光熱費のように、勘定科目やタグなどに変化の余地のないものは、『登録』でよいでしょう。これに対して、たとえばネットショッピングなどのように、購入先は同一でも購入する商品に応じて勘定科目に変化のあるものや、得意先が同一でも納品物に変化があり、タグの設定にも変化の可能性がある仕訳には『推測』の設定にします。これによって、『自動で経理』の目視によって、最後の登録作業のみを行うのが最適です。

すべてを『登録』で設定し、あとから修正することも可能ですが、推測まで自動で行えば、『自動で経理』の登録がワンクリックになります。

自動仕訳のルール設定②

『登録』と『推測』はどのように使い分けることができる？

自動仕訳のルールは『登録』と『推測』をメインに設定します。この２つをどう使い分けるかは、ケースバイケースで判断しましょう。

登録と推測のルール設定はケースバイケース

自動仕訳のルールは、『登録』、『推測』、『無視』のいずれかを設定する必要がありますが、『無視』はデータ重複時の設定なのでイレギュラーな登録。メインは『登録』か『推測』です。

登録と推測をどう設定するかは人それぞれですが、毎月の家賃や水道光熱費のように、勘定科目やタグなどに変化の余地がないものは、『登録』でよいでしょう。これに対して、たとえばネットショッピングのように、購入先は同一でも購入する商品に対して勘定科目に変化のあるものや、得意先が同一でも納品物に変化があり、タグの設定にも変化がある場合には、『推測』の設定。『自動で経理』の目視によって、最後の登録作業のみを行うのが最適。

すべてを『登録』で設定し、あとから修正することも可能です。推測まで自動で行えば、『自動で経理』の登録がワンクリックになります。ある程度保守的に『推測』を多用するのも一つの方法です。

その他の設定はさほど重要視しなくてよい

自動登録ルールの設定には、そのほかにも」図１のように、マッチ条件や優先度の設定があります。同じ取引内容が複数ある場合や、推測取引内容が、『〇〇会社　××代金』のように＋品名、サービス名といった、複雑な取引内容を利用する場合は、詳細なルールを設定すると有効です。最初のうちはさほど意識する必要はないでしょう。

自動仕訳ルール設定③

自動登録ルールの活用方法とは？

毎月発生するルーチン的な取引に、優先的に自動登録ルールを設定することで、多くの未処理を一気に自動登録することができるようになります。

決算時にまとめて入力で自動登録ルールを活用する

Ｆｒｅｅｅでの会計業務は、できるだけ『自動で経理』を活用することで、日々の作業を手間なくまとめて処理できるようになります。しかし、期末にまとめて入力作業をしなければならない場合もあるでしょう。そのようなときに活用したいのが、『全件に自動登録ルールを適用』です。

気が遠くなりそうな作業を一気に解決。

月末や期末にまとめて取引明細をアップした場合、その期間分の未処理データが発生します。もしこの状態で、自動登録ルールがなければ、気の遠くなるような数の未処理件数が残ってしまいます。

このようなことを避けるために、毎月発生するルーチン的な取引を、優先的に自動化のルールとして設定したうえで、『全件に自動登録ルールを適用』を実行しましょう。

こうすることで、登録した自動登録ルールにしたがって、残っている未処理の取引にも登録ルールが適用されます。図１では、２件が一気に推測される結果になりました。まとまった未処理を登録するための、非常に有効な手段といえます。

図１