Freeeを同期させてみたが通帳残高とFreeeの残高が合わずに困っているときに見直すべき項目を挙げています。
以下の３項目のうち１つでも当てはまればその項目が不一致の原因と考えることができます。
会計ソフトFreee残高不一致の理由①
開始残高を設定していない
預金通帳の実際残高とFreee上の通帳残高が一致しない理由はいろいろありますが、まずは開始残高の設定を確認してみましょう。
画像はFreeeヘルプセンターから引用
残高が一致しないのには理由がある
預金通帳の実際残高とＦｒｅｅｅ上の通帳残高が、さまざまな理由によりずれてしまうことがあります。
残高不一致の理由として多いのが、次の４つです。
・開始残高の設定をしていない
・取引の登録時に『無視』をしてしまっている
・取り込んだデータが重複している
・口座振替が重複している
取引を誤って二重で計上しているというような基本的な間違いを除くと、ほとんどがこれらのどれかに当てはまります。もし残高が一致しない場合には、上の４つを確認してみてください。
開始残高は設定しているか？
Ｆｒｅｅｅの残高と、通帳の残高が一致していなければ、まずはＦｒｅｅｅの開始残高が設定されているかどうかを確認してみてください。
経理に詳しい方は『何をそんな基本的なことを！』と感じるかもしれませんが、実は開始残高の設定をしていない方も多いのです。
開始残高を設定していなければ、日々の取引を正しく登録しても、各時点の残高は、当然ですが、一致するはずがありません。まずは、しっかりと確認してください。なお、開始残高の設定については『はじめにFreeeを使うときに必要。開始残高の設定方法とは？』でも解説しています。
残高不一致の理由②
取引を『無視』してしまっている自動同期等で取り込んだ明細は、『無視』することはありえません。たとえ、それがプライベートな収入、支出であってもです。
無視をしてしまっているケース
Freeeの残高と、通帳の残高が一致していない原因として意外と多いのが、プライベートの収入や支出です
この取引の登録をせずに、『×』ボタンを押してしまう、いわゆる取引の『無視』をしてしまうというケースです。
その中でも多いのが、事業用の通帳でプライベートの支出や収入があった場合、『事業には関係ない=取引を登録しない』という思い込みから、『取引自体を消してしまう』というパターンです。
プライベートの収入・支出も無視はNG
本来は、事業用の通帳からプライベートの収入・支出があった場合でも『事業主借』あるいは『事業主貸』といった勘定科目により『取引の登録』をしなければなりません。
『無視』をする=この取引自体を『ないこと』とする、であるため、通帳の実際残高とFreeeの残高に不一致が生じてしまうのです。
これについては、事業主借、貸の考え方をしっかり理解するとともに、心得ていただきたいのは、自動同期などで取り込んだ取引の明細については、口座間の口座振替による重複を除き、『無視』を選択することはないということです。たとえば、事業用の通帳からプライベートの支出があったとしても、事業用の通帳残高から支払があったという事実は変わりません。その支払いが事業の経費なのかプライベートなのかを記録するのが会計業務なのです。
残高不一致の理由③
取引、口座振替の重複登録
自動同期とCSV取り込みで、取引データが重複しないかチェック。また、口座振替では、必ずどちらか一方の取引を無視すること。
取り込んだCSVデータが重複しているケース
Freeeだからこその独特な理由なのですが、取り込んだデータが重複して取引が二重に登録されることも考えられます。
Freeeでは重複したデータが登録されないように、『重複チェック機能』を備えているので、CSVデータなどで資料を取り込んだ場合には、既に取り込まれたデータと照合し、完全に一致するデータは、重複データとして取り込みません。しかし、Freeeを導入した直後は自分自身でCSVデータを利用して取り込んでいたが、それ以降は自動同期を利用している、というケースだと、データの半角全角の違いなどで照合時に完全一致にならず、データを重複して取り込んでしまうことも考えられます。
口座振替が重複する場合
これは、Freeeで登録している預金通帳等の口座間で、資金が移動した場合に起こりえます。
たとえば、通帳Aから通帳Bに１０万円を資金の移動のため振込したとしましょう。この場合には、どちらの通帳データも、自動同期で取り込むと『通帳Aはマイナスの１０万円、通帳Bではプラス１０万円』という明細がでてきます。これは、重複した内容であるため、どちらか一方を登録し、もう一方は無視するという作業が必要になります。
『口座間の資金の移動については、どちらか片方を無視する』というルールを覚えておいてください。